W mojej karierze zdążyłem spotkać się z wieloma sposobami utrzymywania aktualnej informacji o stanie wykorzystania zasobów w infrastruktury informatycznej różnych firm. Ale jak poprawnie utrzymywać te informacje?
Sposoby utrzymania aktualnych dokumentacji opierały się o cyklicznych aktualizacjach i inwentaryzacjach sprzętu oraz zasobów systemowych do arkuszy excela lub sharepointa. Jednak jeśli były one wykonywane raz do roku to specjaliści IT tracili nawet do kilku tygodni aby doprowadzić proces do końca. Wiadomym jest, że procedury utrzymaniowe różnią się w małej firmie z kilkuosobowym działem IT, gdzie stan w serwerowni mało się zmienia. Ale co zrobić kiedy w firmie powstaje dużo wewnętrznych i zewnętrznych projektów? Jak aktualizować informacje na temat stanu infrastruktury IT w średnich Data Center? Aby przejść do tego jak to robić trzeba zastanowić się dlaczego jest to takie ważne.
Optymalizacja przez automatyzację
Posiadając infrastrukturę IT musimy liczyć się z faktem że generuje ona koszty które dla biznesu nie są jasne. Ja zawsze nie lubiłem traktowania IT wewnątrz firm jako generatora kosztów. Ale zastanawiając się głębiej trzeba zadać pytanie czy „Informatycy” działający wewnątrz firmy zarabiają dla niej? Nie… Ale na pewno mogą pomagać zarabiać biznesowi coraz więcej oraz optymalizować własne koszty. Ale jeśli nie zadbamy o jasny sposób dokumentowania i raportowania tego co mamy to nie znajdziemy miejsc gdzie jest coś do poprawienia bo okaże się że do poprawienia będzie wszystko.
I w końcu na temat:)
Widziałem również próby utrzymywania aktualnej informacji na temat infrastruktury na bieżąco. Możecie zapytać mnie dlaczego napisałem „próby”? Moim zdaniem nie można utrzymywać aktualnej informacji na temat infrastruktury bez skrupulatnego zaprojektowania procesów utrzymaniowych. Aby to zrobić potrzebne do tego są:
Jasny proces kreowania zasobów pod nowe projekty
- Automatyzacja raportowania stanu bieżącego
- Automatyzacja zwalniania zasobów zakończonych projektów
Jak każda procedura w organizacji tak i powyższe punkty muszą być skonsultowane oraz zatwierdzone przez przedstawicieli grup biznesowych w całej organizacji. Jeśli nie zostanie to zrobione to zawsze będą one odbierane jako przeszkoda w realizacji biznesu firmy.
Jasny proces kreowania zasobów pod nowe projekty jest potrzebny do szybkiego zapewnienia usług na które jest zapotrzebowanie. Moim zdaniem ważnym jest aby szybko otrzymać informacje potrzebne nam do określenia jakie ilości zasobów potrzebne są pod nowy projekt. Można to wykonać przez chociażby skrupulatnie przygotowany zestaw pytań który biznes zrozumie i zaakceptuje. Później łatwiej dograć niuanse niż ustalać wszystko od początku.
A teraz róbmy ćwiczenie 
Wyobraźmy sobie, że zgłasza się do Nas biznes z prośbą wykreowania nowych serwerów wirtualnych „na wczoraj”. Kiedy otrzymamy zadowalającą nas ilość informacji od osób proszących o nowe zasoby informatyczne? To chyba proste – podczas zgłaszania przez nich zapotrzebowania. Jasnym jest, że kiedy takie zasoby (w postaci nowych serwerów lub zasobów dyskowych) już zostaną stworzone to zapytania o doprecyzowanie po co te zasoby i do kiedy będą używane bardzo często będą wpadać jak kamień w wodę.
Ważnym jest aby doprecyzować konkretne informacje jakie chcemy otrzymać, ale również nie może być ich za dużo. Jeśli w naszym procesie będzie zbyt dużo zbędnych informacji nikt nie będzie się do nich przykładał i w rezultacie po średnio pół roku będziemy mieli stan dokumentacji nie odzwierciedlający stanu faktycznego.
Automatyzacja raportowania stanu bieżącego pozwoli na przejrzyste monitorowanie wykorzystania zasobów co można przełożyć w plany inwestycyjne lub modernizacyjne. Przykładem jest chociażby przeliczenie oszczędności jakie można uzyskać przez wirtualizację zasobów IT. Każda firma może sobie stworzyć własny system raportowania. CIO w każdej firmie będą mega zadowoleni jeśli zadadzą pytanie „ile mamy wolnych zasobów?” a specjaliści automatycznie wygenerują raport oraz przygotują go w ciągu kilku godzin.
Automatyzacja zwalniania zasobów zakończonych projektów doprowadzi nas do sytuacji kiedy będziemy mieli pewność, że zasoby które są zajęte przez dany projekt są na 100% używane i zarabiają na siebie. Koniecznym jest wprowadzenie procesu wysyłania alertów, że projekt się kończy i należy albo przedłużyć jego ważność albo usunąć zasoby aby nie generowały zbędnych kosztów.
To tyle A jak wygląda sposób utrzymania w waszych firmach?
